Aryanto Husain - Dalam birokrasi Pemerintah, rapat adalah sebuah kebutuhan. Dilaksanakan setiap tahun, triwulan, bulanan, mingguan, harian bahkan terkadang dadakan. Rapat umumnya membahas dengan berbagai hal terkait dengan tugas pokok dan fungsi yang penting bagi pencpaaian target organisasi. Jenisnya pun beragam. Ada yang sekedar untuk sosialisasi, pembinaan, koordinasi, hingga dalam rangka monitoring dan evaluasi. Bisa dibayangkan kerugiannya jika penyelenggaran suatu rapat tidak efektif dan buruk.
Buruknya pelaksanaan sebuah rapat disebabkan beberapa hal. Misalnya, sebuah rapat sering diagendakan tanpa tujuan yang jelas, terlebih yang sifatnya dadakan. Peserta rapat juga sering tidak merepresentasi undangan yang disampaikan, terlebih jika rapat bersifat pengambilan keputusan. Akibatnya suasana rapat hanya menjadi seremonial dan tidak menghasilkan output yang maksimal.
Yang lebih memiriskan jika rapat molor waktu pelaksanaannya. Rapat yang sering molor hanya menyia-nyiakan waktu yang seharusnya bisa digunakan untuk bekerja. Terkadang rapatpun harus ditutup sebelum menghasilkan kesimpulan karena datangnya waktu Ishoma, dan lain-lain. Dalam jangka panjang bisa mengurangi “marwah”nya. Rapat menjadi dianggap tidak penting. Mulainya pun makin lama makin molor.
Pentingnya merubah sebuah Rapat menjadi lebih efektif dan berhasil guna adalah bagian dalam manajemen perubahan. Hal ini menyangkut perubahan pola pikir dan budaya kerja. Setiap ASN yang memiliki komitmen perubahan harus dapat membangun budaya kerja yang baik. Rapat yang dilaksanakan dalam budaya kerja yang “reformed” tidak hanya efektif namun dapat memberikan hasil yang sangat maksimal.
Manajemen rapat yang baik diawali sebelum rapat dimulai dan terus berlanjut hingga rapat berakhir. Rapat yang baik dan efektif akan menarik minat untuk datang tepat waktu sehingga mulainya pun akan tepat waktu. Agar efektif pelaksaannya berikut beberapa hal yang perlu dipertimbangkan ketika merencanakan rapat yang sukses.
Pertama, pastikan tujuan rapat jelas dan focus untuk mencapainya. Tujuan rapat disusun sebelum agenda rapat dimulai, dimatangka bersama tim sebelum pimpinan menyetujui. Tujuan ini perlu dirumuskan dengan matang karena terkait pertimbangan pemilihan waktu, lokasi dan peserta rapat. Tujuan ini dinyatakan dan ditegaskan lagi di awal rapat.
Kedua, pastikan waktu pelaksanaan. Rapat yang baik jika ada undangannya tidak tiba-tiba. Dengan cara ini panitia dapat mempersiapkan agenda dengan baik, peserta pun memiliki cukup waktu menyiapkan bahan-bahan. Semakin awal pemberitahuan undangan, semakin besar peluang mengadakan rapat yang sukses. Untuk mengidentifikasi waktu yang tepat gunakan kalender. Fitur-fitur manajemen tugas di Dropbox Paper yang menyediakan tampilan beban kerja semua pegawai dapat dimanfaatkan untuk menyiasati tim pekerjaaan lain yang mendesak.
Ketiga, efektifkan pelaksanaan rapat. Waktu dan cara mengelola sebuah rapat perlu diperhatikan. Rapat yang terlalu lama dapat membuat jenuh dan membosankan. Rapat yang terlalu lama waktunya juga berpotensi kehilangan esensi dan tujuannya. Supaya efektif maka pengaturan bisa dimulai dengan menjelaskan waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan rapat. Seremonial pembukaan, pengantar dan “hosting” juga perlu diperhatikan agar tidak menyita waktu yang banyak. Sebisa mungkin agenda rapat segera focus kepada tujuan utama.
Keempat, sebutkan secara spesifik peserta rapat yang diundang. Jangan mengundang seluruh tim jika hanya membahas isu-isu tertentu yang sifatnya mendesak. Tetapi jangan pula mengesampingkan anggota tim lain yang mungkin dapat memberikan perspektif baru. Dalam masa Pandemi COVID-19 dengan penerapa Prokes saat ini, maka keterlibatan peserta dapat secara virtual dengan berbagai aplikasi seperti Zoom, Teams, dan lain-lain. Saat mengundang Pimpinan perlu dipastikan agendanya agar tidak tumpang tindih dengan kegiatannya yang lain. Kunci rapat yang sukses adalah kolaborasi. Maka bidang atau sub bidang yang menginisiasi sebuah rapat sebaiknya berkoordinasi dengan bidang lain untuk kematangan persiapan rapat.
Kelima, pastikan pengambilan kesimpulan atau keputusan diakhir rapat. Rapat yang efektif dimulai dari suatu tujuan dan berakhir dengan keputusan, atau setidaknya langkah-langkah yang disetujui bersama untuk mencapai sesuatu. Jika rapat tersebut bertujuan untuk mengatasi suatu masalah, berikan kesempatan kepada setiap orang untuk menyampaikan pendapat mengenai solusi terhadap masalah tersebut. Arahkan rapat untuk mengatasi masalah tersebut sebagai sebuah tim. Jangan biarkan rapat berakhir tanpa kesimpulan, kesepakatan serta tindaklanjut rencana aksi serta waktu penyelesaiannya.
